Anno 2023 zijn we afgestapt van dertien-in-een-dozijn kantoren waar iedereen in een hokje werkt bij kunstmatig licht en tegen een grijze achtergrond. Terecht natuurlijk.
Maar niet élke ingreep die bij een hedendaags kantoor hoort, wordt unaniem op gejuich onthaald. Neem nu flexplekken. Hoewel ze helemaal in zwang zijn en sommige teams beter doen werken, krijgen ze ook veel tegenkanting van werknemers die vinden dat hun productiviteit eronder lijdt. We zetten de voor- en nadelen op een rij en helpen je zo ontdekken of flexplekken bij je bedrijf passen.
Wat zijn flexplekken of ‘hot desks’?
Flexplekken zijn een vrij recent fenomeen – een bijproduct van het hybride werken waarbij medewerkers gaan zitten waar ze willen, zonder dat ze hun eigen bureau hebben. Iedereen neemt gewoon plaats aan een tafel die vrij is en waar weinig tot geen persoonlijke accenten te bespeuren vallen. Flexplekken staan diagonaal tegenover vaste bureaus; de traditionelere werkplekvariant waar teamleden hun spullen achterlaten en die ze kunnen opfleuren met foto’s en andere decoratie.
De voordelen van flexplekken
Vaste plaatsen afschaffen: het heeft zo z’n voordelen …
Meer mogelijkheden om samen te werken
Als werknemers mogen gaan zitten waar ze willen, kunnen ze zich installeren in de buurt van teamleden waar ze op dat moment mee samenwerken of waar ze raad aan willen vragen. Dat de relatie tussen collega’s er zo op vooruit gaat, spreekt voor zich.
Een nettere werkomgeving
Bij flexplekken hoort een ‘clean desk policy’ en dat komt de netheid van je kantoor ten goede. Medewerkers verhuizen alleen wat ze écht nodig hebben naar hun plek, en bergen hun materiaal op het einde van de dag weer op in lockers of nemen alles mee naar huis om te telewerken. Vaste bureaus daarentegen nodigen uit tot spullen laten slingeren … en tot rommel. Een bijkomend, maar niet onbelangrijk gevolg: een lege werktafel bevordert de concentratie.
Je bespaart kosten
Vandaag is lang niet iedere werknemer standaard de volledige week op kantoor te vinden. Heel wat vaste bureaus staan dan ook dagenlang leeg. Dankzij flexplekken ligt een verhuis naar een kleinere kantoorruimte plots binnen de mogelijkheden. En het systeem brengt nóg besparingen met zich mee. Zo heb je voor ‘hot desks’ minder materiaal nodig, zoals computerschermen en bureaustoelen.
De nadelen van flexplekken
Eerlijk is eerlijk: er valt ook wel wat tegen flexplekken in te brengen.
Niet altijd het juiste materiaal
Zeker medewerkers die gespecialiseerd of groot materiaal nodig hebben om hun job te kunnen uitoefenen, zijn gebaat bij vaste plaatsen. Met pakweg een scanner moeten zeulen voordat je aan je dag kunt beginnen: het is niet bevorderlijk voor het humeur of de efficiëntie. En wat met medewerkers die de printer vaak nodig hebben? Zij doorkruisen liever niet telkens het hele kantoor om hun afdrukken op te halen. Bovendien bespaar je met vaste bureaus tijd, omdat je niet telkens je bureaustoel of -tafel opnieuw (ergonomisch verantwoord) moet afstellen.
Een gebrek aan stabiliteit
De ene medewerker hecht er meer belang aan dan de andere, maar het valt niet te ontkennen dat een vaste plek een stabiliteit biedt die je onmogelijk kunt evenaren door werknemers elke dag ergens anders hun laptop te laten openklappen. Als alle collega’s aan ‘hun’ bureau plaatsnemen, vermijd je bovendien dat er een strijd losbarst voor de meest aantrekkelijke plekken. Niemand zit graag vlak naast de keuken waar de borden kletteren en de collega’s kwetteren[1] , om maar iets te zeggen.
Een storende factor
Tot slot kan de zoektocht naar een bureau voor extra passage en lawaai zorgen. Zo storen de iets latere starters de teamleden die al volop in hun werk zitten en zich proberen te concentreren.
We helpen je graag kiezen
Kunnen we jou helpen bij de keuze voor flexplekken of vaste bureaus, of bij je kantoorinrichting in het algemeen? Laat het ons weten.