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IBSR


Après d’interminables discussions sur l’hébergement souhaité pour l’IBSR (Institut Belge pour la Sécurité Routière), la décision fut prise il y a trois ans d’appliquer une approche totalement neuve en phase avec la nouvelle image et les objectifs de l’organisation.

Karin Genoe, Administratrice Déléguée IBSR asbl, occupe cette fonction depuis trois ans et se souvient très bien des débats concernant un hébergement adéquat.

« Notre organisation possède ce bâtiment le long de la Chaussée de Haacht qui abrite non seulement des bureaux mais aussi des laboratoires et des locaux techniques », entame-t-elle.

Le bâtiment, qui date des années ’70, était totalement divisé en petits bureaux le long de larges couloirs et, sur de nombreux plans, était marqué par le temps.

De plus, il y avait trop peu d’espace pour abriter tous les collaborateurs et un plateau de bureaux complémentaire a dû être loué à quelques maisons de là. » L’organisation a opté pour une transformation radicale du bâtiment lui-même qui devait refléter son nouveau style, fait d’ouverture et de polyvalence.

De plus, grâce aux conseils avisés et à la recommandation d’agencement de l’espace dans les bâtiments actuels proposés par Alternativ Workspace Solutions, tous les collaborateurs ont pu être hébergés dans un seul bâtiment.

Une nouvelle image mérite un nouveau cadre de travail .

Karin Genoe : « L’IBSR comprend de nombreux services qui, auparavant, avaient peu de contacts entre eux. Le but a été de créer un cadre de travail plus informel et favorisant les échanges.

En outre, l’IBSR était perçu par le monde extérieur comme une sorte d’îlot travaillant insuffisamment avec ses nombreux partenaires.

C’est pourquoi nous avons décidé de concevoir notre bâtiment comme une Maison de la sécurité routière, sans mettre l’IBSR au premier plan. »Pour pouvoir héberger les 150 collaborateurs, il a fallu prendre de la distance par rapport aux petites « cases » habituelles. « Il n’y a plus de bureaux individuels.

Je travaille moi-même parmi le personnel dans un bureau aménagé en espace ouvert », témoigne Karin Genoe. « Seuls les départements RH et comptabilité disposent toujours de postes de travail dédiés, un choix qui est uniquement la conséquence de l’utilisation de PC desktop propres.

De plus, nous avons introduit la possibilité de travailler à la maison, avec un maximum de deux jours par semaine.

»En automne 2011, une police « clean desk » a été mise en place, après quoi s’en est suivi le passage progressif vers le paperless office.

Le processus de digitalisation va aujourd’hui encore plus loin.

Le concept présenté début 2013 par Alternativ Workspace Solutions pour la rénovation a rapidement emporté l’adhésion.

« Il y a peu d’écart entre le projet initial et la réalisation », remarque Natalie Schoonjans, project manager. « Le nombre de réunions de concertation a été très limité, parce que le projet a été soutenu par la direction de l’IBSR qui savait précisément où elle voulait aller. »

Le bâtiment a été totalement mis à nu, jusqu’à la structure en béton, pour ensuite l’adapter autant que possible aux attentes actuelles en matière de prestation énergétique.

C’est ainsi que le toit bénéficie d’une isolation efficace et que les radiateurs devant les fenêtres ont été ôtés, adaptés et intégrés au sol. Un concept basé sur un maximum de lumière naturelle a été associé à un nouvel éclairage peu énergivore.

Alternativ Workspace Solutions a fait appel à un bureau de conseil pour les installations techniques, mais a assuré lui-même la coordination et la réalisation de tous les travaux. 

Tout sous le même toit 

Un des grands avantages de la rénovation du bâtiment a été de pouvoir conserver les fonctions qui ne sont pas relatives aux tâches administratives (exemple des tests en atelier sur des véhicules) Les postes de travail sont répartis sur toute la superficie avec une variété de « benches » pour quatre collaborateurs, « bubbles » pour un ou deux utilisateurs, divers coins-salons pour des discussions informelles entre collègues et évidemment des salles de réunion.

Celles-ci s’articulent autour de l’axe de l’étage et sont pourvues de parois vitrées, ce qui favorise une entrée maximale de la lumière du jour ainsi qu’une communication « transparente ».

Pendant les travaux, la décision a été prise d’aménager la cafétéria de façon multifonctionnelle, avec la possibilité de l’utiliser comme grande salle de réunion ou comme salle de réunion combinée à la fonction cafétéria.

« Un des objectifs de la rénovation fut de créer une infrastructure visiteurs adaptée », note Natalie Schoonjans.

« C’est pourquoi les espaces de rencontre ont été concentrés au rez-de-chaussée pour l’accueil des visiteurs ».

Déménagement temporaire en attendant le nouveau travail  

Ces transformations radicales ont nécessité le déménagement vers une implantation provisoire, en l’occurrence le bâtiment où un espace de bureaux complémentaire avait déjà été loué.

Karin Genoe : « Cette donnée s’est révélée être par la suite un avantage important pour passer plus aisément à une organisation du travail plus flexible, parce que nous travaillions dans un environnement open space dans ces bureaux de transit.

La rénovation de notre propre bâtiment allait évidemment générer davantage de confort pour les collaborateurs qui se sont directement sentis comme à la maison.

»La communication envers les collaborateurs a été très importante, surtout qu’ils ont subi deux déménagements en peu de temps et un impact important sur le travail effectif.

Karin Genoe : « Pendant les transformations, des flashs infos ont été diffusés au personnel avec, à intervalles réguliers, un état d’avancement des travaux. Après la transformation et avant l’ouverture, nous avons produit un film consultable sur notre Intranet.

Tout le monde a ainsi pu se faire une idée de ce qui se passait et imaginer vers quoi nous nous dirigions.

Le projet complet – rénovation et nouvel aménagement – a été mené à bien en six mois à peine.

Le nouvel hébergement de l’IBSR est aujourd’hui en service et la réponse est largement positive.

Le mardi est la journée la plus chargée, où l’occupation des bureaux est la plus forte.

Le télétravail autorisé a été adopté avec empressement par certains tandis que d’autres n’y ont pas recours, le plus souvent parce que leur domicile ne leur permet pas de créer le cadre de travail souhaité    Eduard Coddé